年会策划中,年会执行时间你安排妥当了吗?
2018-12-26
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年会执行起来一点都不统一,事多还杂乱,是整个年会过程中*劳神伤脑的一个过程了,需要团队紧密合作及后勤同事们细心付出,这还不够。在这里上海博帆小编就要说下年会的执行时间顺序真的很重要,你要是第一步做不好,接下来有很多无用功等着你做呢。不过没关系,小编准备分享年会策划中非常重要的时间顺序安排,一起来往下看吧!



1、预定年会场地

例如预定酒店、聚餐地点、团建地点和年会内容等


2、将确定好的年会时间地点通知公司全体人员

预定好年会场地之后,接下来就是把地点时间公布给公司全体人员,确定员工出行名单,尽早完成来回车程的订票,或者找好一些服务商包车也是可以的。


3、员工的出行名单,确定酒店入住名单

如果再入住时间内,部门小组有会议的,要提前上报安排会议地点;在员工签到之前,房卡要提前分好,主要为了避免因为签到人数多,导致房卡及签到台会搞得很乱;如果签到台有礼物发发放,可以在签到表中标注好,这样可以避免误领、少领、多领的情况发生。年会的物料要集中放在一起,避免年会工作人员到处找东西找不到。


4、年会负责人员要进行礼品采购

采购也是一件繁琐的事情,既然是年会就少不了奖励,在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见,找一些实用并且有纪念价值意义的礼品。


5、找好与年会相关主题的素材

先把年会的主题确定好,设计的风格要统一,确定要好年会主题需要的相关素材及物料,尺寸和摆放位置也要提前也要确定好。既然是年会,LED屏幕是少不了的,需要提前测试一下LED屏效果,LED屏幕的质量不一样,效果不一样哦


6、做好线上预热工作

这也是在年度会议上检测团队创造力的一部分。年会通过新媒体渠道通过剧透的形式来缓慢引出年会,以提高员工对年会的期望。这也是展示公司良好形象的一种方式。



7、白天的会议要组织好

例如分享人员,分享主题,分享每个部门的秩序。这个环节包括邀请外宾,确认出席名单,安排卡片订购和制作卡,在午餐时间拍一张集体照片。


8、白天会议时间安排要适当

白天的会议是在上午和下午举行,因为会持续很长时间,除了午餐和休息时间,圆桌BBS可以穿插一些大家感兴趣的话题,会议的节奏可根据情况调整。此外,在当天的会议中,上午和下午将有10-20分钟的休息时间。休息期间,你可以准备一些点心,准备一个钟。休息之后,你可以通过铃声告诉大家继续进入会议。


9、组织好晚宴的节目

包括各部门的背景音乐、节目和主持人的选择,晚宴的LED屏幕应与白天的会议不同;在正式会议结束和晚宴前休息一小时左右,以便参加表演的同事休息。参加表演的员工可以利用这休息的间隙来几次简单的排练。此时,其他同事也可以在合影墙前拍照;为了增加晚宴的乐趣,我们可以采取更多的晚宴创新案例。


10、优秀员工颁奖环节

如果奖励对象是优秀员工,则需要尽快确定相应的名单,包括定制的奖品,如证书、奖杯等。为每一位优秀员工准备一份介绍,另一个是让每个人知道为什么同事会得到奖励。此外,其他部门的领导将颁发奖品,尤其是那些合作较多的部门,如销售主管给技术同事,技术主管给销售同事,这反映了部门之间的相互认可。


11、抽奖环节是热情*高的环节,一定要策划好

晚宴的另一个重要部分就是抽奖了。如何让抽奖环节更精彩?除了增加礼品的购买量,还可以使用*传统的纸质抽奖。

例如,员工号码,在抽奖前摇动抽奖盒。之后,抽奖中奖者宣布员工号。整个过程比电子抽奖更有趣。晚宴比白天的会议更有趣。


12、涉及客户、及合作伙伴的年会

如果顾客、合作伙伴的晚宴等嘉宾的邀请,准备邀请函、礼物、会议和晚餐的座位,以及代表们的演讲。


13、晚宴的第二天行程安排要提前通知

当天的晚餐通常结束得很晚。毕竟,这是艰难的一年,每个人都有很多话要说,还有很多酒要喝,如果有第二天的日程安排,通知酒店安排早的服务,以免影响整个计划的进行。



14、接送车辆要预约好

根据员工的返程安排,预约接送车辆,并分趟分地点发送。


15、要有简单的活动应急预案

做一些简单的活动应急预案,至少知道公司哪些同事了解一些基本的急救知识,并能做一些基本的急救措施,酒店附近*近的医院等等。


16、年会其他细节

在其他年度会议的实施过程中有很多细节。如果处理得当,它可以给人们留下好印象。例如,除了在会议前以电子邮件、图片和H5的形式将日程表发送给同事之外,它还可以打印一份放在在签到登记处,每天结束时,分别编辑第二天的议程,并通过WeChat群等方式将笔记发送给每个人。如果餐是自助餐,请事先与酒店确认自助餐可以容纳人。

在实施过程中,不可避免地会遇到各种临时或特殊的要求,由此引起的变化必须更新为相应的表单形式,并与工作组的每个成员同步。这也是为什么在年度会议策划阶段更详细的项目准备表的原因。

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